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Pour réussir la mise en conformité avec la loi ECKERT, les banques et compagnies d’assurances doivent passer par plusieurs étapes indispensables pour être en adéquation avec les dispositions légales. Ainsi, elles évitent les incidents juridiques et médiatiques que des erreurs peuvent entraîner, sans parler des sanctions de l’ACPR. Mais alors, quelles sont ces 7 étapes indispensables à suivre pour les établissements ?

Pour les banques ET les compagnies d’assurance :

• 1) L’extraction de données
• 2) La comparaison des fichiers
• 3) La recherche d’adresse
• 4) La recherche de succession

Uniquement pour les compagnies d’assurance :

• 5) Le tri des données
• 6) L’analyse de la clause bénéficiaire
• 7) L’identification du bénéficiaire

1) L’extraction de données depuis les archives

La plupart des contrats d’assurance vie non réclamés ont été souscrits avant la généralisation de l’informatique ; idem pour les comptes inactifs et le coffres-forts loués. Cette extraction de données est l’étape la plus importante, et déterminera le niveau de difficulté future de la recherche du bénéficiaire, de l’héritier ou du titulaire. Ceci nécessite de se plonger dans les archives papier afin de compléter les informations reportées dans le système informatique.

Il convient d’extraire des archives papier toutes celles manquantes : les date et lieu de naissance du client, ses adresses successives, ainsi que toute information permettant au chercheur de réaliser son travail dans les meilleurs conditions ; marié, enfants, autres comptes avec un même nom et une même adresse… chaque détail compte dans la fiche client et dans le contrat, y compris le nom du représentant de l’établissement qui a fait souscrire le contrat, le conseiller clientèle qui peut être interrogé par l’enquêteur lors de la recherche…

2) La comparaison des fichiers

Une fois cette extraction faite il convient de faire appel à un prestataire capable de comparer ce fichier client avec le fichier des décès recensés en France : le fichier RNIPP. Pourquoi ? Car son coût sera inférieur en passant par une consultation en direct avec l’INSEE.

3) La localisation

Si les clients sont vivants mais avec un défaut d’adresse (NPAI), les compagnies les plus scrupuleuses effectuent des recherches d’adresse pour les clients ayant déménagé, afin d’aller plus loin que la volonté du législateur et ainsi améliorer leur relation client. Cette étape est facultative mais notre vécu professionnel montre que plusieurs compagnies prennent cette option et nous mandatent pour dynamiser leur portefeuille.

4) La recherche de succession et l’établissement de la dévolution successorale

Si les clients ou les souscripteurs sont décédés : il convient de savoir si une succession à été déposée afin de réactualiser la dévolution, vérifier la présence d’un testament et pour la cas de contrat d’assurance vie s’assurer entre autre que les primes versées ne soient pas manifestement exagérées ou revenir à l’Etat au titre de la récupération de l’aide sociale versée. Si aucune succession n’a été enregistrée le généalogiste établit la liste des héritiers en produisant une attestation de dévolution.

5) Le tri des données

(uniquement pour les contrats d’assurance-vie)

L’analyse des données des contrats d’assurance-vie pour lesquels les souscripteurs sont décédés entraine une classification des clauses bénéficiaires en deux catégories :

• La clause type « mes enfants nés ou à naître, mon conjoint, à défaut mes héritiers »
• La clause particulière « bénéficiaire nommé ».

6) L’analyse de la clause bénéficiaire

(uniquement pour les contrats d’assurance-vie)

• Les personnes physiques ou morales sont-elles identifiées formellement avec un état civil complet et fiable ?
• Le contrat stipule-t-il d’autres informations telles que domicile, un lien de parenté ou qualificatif du type « ma filleule » ?Cette phase est cruciale pour diriger les recherches dans la bonne direction, et ainsi faire hériter les bons ayants-droit. Si le souscripteur précise comme bénéficiaire « ma femme Maurice » et que celui-ci était divorcé ou remarié lors de son décès (sans que cette information ne soit précisée dans l’acte de décès), la clause est nulle et il convient de se reporter à la dévolution légale. Beaucoup de contrats identifient le bénéficiaire avec un unique prénom et un nom d’usage, parfois une date de naissance sans lieu… ce qui entraine des erreurs d’homonymie et de paronymie.

7) L’identification du bénéficiaire

(uniquement pour les contrats d’assurance-vie)

Cette étape nécessite des recherches d’état civil lorsqu’il est incomplet ou inexistant ; par exemple : bénéficiaire « Jean DUPONT, 74 rue de Turenne à PARIS ». Ces clauses sont légion car bon nombre de contrats ont été souscrits par des conseillers en gestion de patrimoine qui, à l’apparition des contrat d’assurance-vie en 1818 ou à leur généralisation dans les années 1980, n’étaient pas autant formés que les ingénieurs patrimoniaux actuels. Ce type d’identification de bénéficiaire et d’ayant-droit est le plus complexe, et nécessite une connaissance approfondie de plusieurs domaines très spécifiques : l’état civil, l’enquête de terrain, le recoupement de données, l’accès aux sources d’informations…

Le généalogiste est le seul professionnel à pouvoir réaliser toutes ces étapes de la première à la dernière :

• De la première, en tant qu’expert en archives…
• … À la dernière, en tant que spécialiste de l’état civil